“El consulado de Colombia en Miami no satisface las necesidades”: Cónsul Ángela Suárez



Atendiendo quejas llegadas a esta redacción acerca del engorroso trámite que deben realizar los colombianos en el consulado de Miami, para actualizar o sacar por primera vez sus cédulas de identidad y entendiendo que esos reclamos igual se multiplican en programas de radio, blogs, comunidades virtuales y en todo el espectro de la web, nos pusimos en contacto con ese despacho para indagar qué es lo que sucede y luego de una semana larga de espera, la cónsul Ángela Suárez nos envió explicaciones detalladas sobre el delicado asunto, reconociendo en uno de sus apartes que la dependencia oficial no satisface las necesidades de los usuarios, porque la demanda supera sus capacidades.


A continuación —y sin valor agregado— las respuestas de la funcionaria a las preguntas que le enviamos desde la sala de redacción.


EL COLOMBIANO®: ¿Es correcta la información que para obtener una cita sólo es posible hacerlo por Internet ?, y si la respuesta a la anterior pregunta es si, ¿eso es para cualquier trámite o sólo para lo referente a cédulas?


Cónsul Ángela Suárez: Tal como lo hemos venido divulgando masivamente a través de diversos medios de comunicación, comunicados de prensa, página web y línea 1888, desde el mes de enero de 2009 el Consulado de Colombia en Miami adoptó el sistema de citas por Internet con el objetivo de ofrecer igual oportunidad de acceso a todos los colombianos residentes en la Florida y evitar que se continuaran haciendo filas desde las 2 am, lo que impedía atender la totalidad de las personas que se acercaran al Consulado una vez se copara la capacidad diaria de atención del Consulado, no importando si había personas que se desplazaban desde Orlando, Tampa o cualquier ciudad al Norte de la Florida. Todos los trámites requieren cita previa, la cita debe hacerse a nombre de quien requiera el trámite y cada trámite requiere una cita independiente. Se exceptúan de este requisito las personas mayores de 65 años, las mujeres en avanzado estado de embarazo o las personas con discapacidad física o mental. Cuando se trata de emergencias demostrables y documentadas se atiende el trámite sin cita bien sea para cédula, pasaporte, registro, notarizaciones o cualquier otro servicio.


EC: ¿Qué sucede con las personas que no tienen acceso a Internet?


CAS: Pensando en quienes no tienen internet se habilita el sistema a partir de un horario en el cual tanto las bibliotecas públicas, las librerías y los centros de internet, estén abiertos, es decir 10 de la mañana. Adicionalmente en el Consulado hay equipos disponibles exclusivamente para que las personas hagan su cita en la sede consular.


EC: Vemos que ya no hay citas para el mes de marzo y para obtener una para abril sólo es permitido hacerlo en tres fechas y a ciertas horas específicas. ¿Por qué?


CAS: Las citas se asignan mensualmente y durante todo el mes el sistema permite hacer cita para cualquier trámite. En el caso de las cédulas de ciudadanía, dada la cantidad de colombianos que después de 5 años de haberse decretado la obligatoriedad de renovación de cé dula, no han realizado su trámite, las citas se agotan muy rápidamente dado que el plazo final para la validez de la cédula vieja es el 31 de julio. Una vez se comienzan a asignar las citas del mes se agotan muy rápidamente. Con el fin de evitar que el flujo simultáneo de usuarios accediendo al programa, no colapse el sistema, se determinan tres fechas diferentes para asignar las citas correspondientes a todo el mes. Así cada día se otorga la tercera parte de las citas del mes lo que adicionalmente ofrece tres oportunidades de acceder al sistema y tres fechas diferentes para que el usuario programe la utilización de internet según su conveniencia.


EC: ¿Es cierto que esas tres ‘ventanas’ que ofrece el consulado para ‘cuadrar’ una cita sólo permanecen abiertas por un par de horas?


CAS: El sistema permanece habilitado durante todo el mes para hacer las citas para cualquier trámite. En el caso de las cédulas, está habilitado pero agotan muy pronto por la demanda que hay para este trámite.


EC: ¿Es ese un instructivo del ministerio de relaciones exteriores o se trata de una práctica exclusiva del consulado de Miami?


CAS: El Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia tiene unas políticas generales para los servicios consulares, sin embargo dada la particularidad de cada Misión Consular, los servicios se adecuan teniendo en cuenta la cantidad de usuarios que debe cubrir la jurisdicción, las distancias entre las diferentes ciudades y la sede consular, y las necesidades socio económicas de cada comunidad. Además de Miami, el sistema de citas por Internet ya lo han adoptado varios consulados de Colombia en Estados Unidos y en Venezuela y actualmente, el Ministerio de Relaciones Exteriores está diseñan do un sistema para entregarlo a todas las sedes consulares como política institucional.


EC: ¿Resulta muy dilatado y engorroso tramitar una cédula?


CAS: Pese a que el trámite es excesivamente manual, en el Consulado de Colombia se ha incrementado la productividad del servicio, permitiendo que el proceso completo tarde entre 7 y 8 minutos dependiendo de la dificultad que tenga el usuario para la toma de huellas digitales. Se generan algunos tropiezos cuando las personas no llegan a la ventanilla con las fotografías según especificaciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil (que están publicadas en nuestra web site www. consuladodecolombia.com) pero esto no afecta el promedio de 7 minutos lapso en el cual se asignan las citas en cada ventanilla.


EC: ¿Esas citas para trámites de cédulas sirven para cualquier propósito que tenga que ver con ese documento?


CAS: Sí, esta cita sirve para Tarjeta de Identidad, expedición de cédula por primera vez, duplicado, rectificación o renovación. Sin embargo para reclamar la cédula de ciudadanía no se requiere cita. Actualmente en el Consulado de Colombia en Miami hay 21.000 cédulas de ciudadanía sin reclamar, algunas de ellas expedidas desde el 2002.


EC: ¿Cuántas citas atienden diariamente?


CAS: El servicio Consular en taquillas es un promedio de 550 personas atendidas diariamente en todos los servicios. Pasaportes, Registros Civiles, Libretas Militares, Tarjeta de Identidad, Cédula de Ciudadanía, Visas, Expedición de Supervivencias, Reclamación de Cédula, Certificados del Das, Poderes, Notarizaciones y expedición de Pasaportes Provisionales. Tenemos 10 funcionarios asignados a la planta de Consulado dedicados a la atención directa de público. En cédulas de ciudadanía se atiende un promedio de 200 personas, número que varía dependiendo de la cantidad de personas que acudan a reclamar su cédula.


EC: ¿Necesita el consulado más personal para mejorar ese servicio?


CAS: El servicio del Consulado de Colombia en Miami no satisface las necesidades de los usuarios porque es muchísima más la demanda de servicios que la capacidad de atención que tiene el Consulado. Se requeriría una ampliación completa de la capacidad instalada, infraestructura, equipos y personal capacitado. Regularmente el Consulado ofrece un servicio que apenas satisface las necesidades habituales de trámites que tienen los usuarios, pero la afluencia de público para renovar la cédula y acogerse a la ley, ha hecho evidente la necesidad de ampliar la cobertura.


EC: ¿Desde cuándo se vienen presentando las demoras?


CAS: El último año ha sido crítico porque el plazo de vigencia de la cédula anterior vencía el 31 de diciembre de 2009 y la mayoría de los colombianos residentes en la Florida dejó el trámite de renovación para último momento. Después de 5 años de expedida la ley que le daba vigencia máxima a la cédula anterior, el grueso de los colombianos inició proceso de renovación muy cerca de la fecha límite. Teniendo en cuenta que en el 2009 aún quedaba muchos colombianos sin renovar su cédula, se hizo una campaña para ampliar el plazo y se obtuvo una prórroga hasta el 31 de julio de 2010. Aún no tenemos instrucciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil sobre lo que debemos hacer a partir de esa fecha, tanto para quienes se acerquen al Consulado a realizar cualquier trámite con la cédula anterior que para ese momento ya no tendrá validez, como para quienes quieren renovar su cédula.


EC: ¿Tienen algún plan para optimizar ese y otros servicios?


CAS: En cuanto al trámite de cédulas de ciudadanía, pensamos en dos acciones urgentes antes de que se venza el plazo. Primero, varias jornadas de cedulación, que nos permitan atender más usuarios de los habituales, bien sea tomando el espacio de otros servicios o bien sea extendiendo el servicio algunos fines de semana. Sin embargo para eso necesitamos que la Registraduría nos envíe suficiente material de reseña para hacerlo y no hemos tenido eco en la solicitud. Segundo, estamos esperando poder implementar muy pronto, la expedición de cédulas como se hace en Colombia, mediante un equipo que no requiere de reseña en tarjeta decadactilar ni que el usuario entregue sus fotografías, porque la máquina lo hace todo. Eso permitiría no sólo no depender del material que envíe la Registraduría, sino reducir a la mitad el tiempo que dura el trámite. Podríamos atender el doble de personas que se atienden hoy de manera manual. Para el resto de los servicios continuamos con el plan de descentralizar el Consulado y se está analizando la posibilidad de tener un viceconsulado en el Centro de la Florida, bien sea en Orlando o en Tampa, lo que permita a todos los habitantes en el centro y en el norte de la Florida que puedan hacer sus trámites sin tener que viajar por más de 4 horas.



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